Un projet de déménagement de bureau se planifie suffisamment à l’avance, mais à l’approche du jour J, le stress s’annonce inévitable. Comment réussir le transfert de vos bureaux vers un autre univers de travail plus adapté ? Tout est question d’organisation. Cet article vous apprend à gérer plus facilement cette étape importante.
1. Chercher le nouveau bureau
Si vous savez déjà où implanter votre bureau, il vous reste à trouver un local. La surface et l’agencement du local doivent répondre à vos attentes. La disposition des espaces communs et de la salle de réunion est également importante.
Parmi les points à considérer : le confort des collaborateurs, la faisabilité technique de toutes les activités de l’entreprise et les contraintes budgétaires. Pesez le pour et le contre de chaque local visité et faites votre choix pour passer à la signature de votre nouveau bail commercial.
2. Préaviser le bailleur actuel
Vous avez trouvé votre nouveau bureau ? Il est temps de prévenir votre bailleur actuel de votre départ. Vous le faîtes par lettre recommandée avec accusé de réception. La rupture d’un contrat de bail de location d’un local à usage professionnel est soumise à un préavis d’au moins 6 mois.
Si vous souhaitez accélérer les démarches de déménagement, vous pouvez raccourcir cette période en négociant avec votre bailleur. En tout cas, vous devez obligatoirement continuer à payer le loyer pendant le délai de préavis.
3. Informer les collaborateurs
Vous avez rempli vos obligations de locataire envers votre bailleur actuel ? Vous avez déjà signé votre nouveau bail commercial ? Maintenant, le déménagement de bureau est confirmé. Informez vos collaborateurs de ce grand changement.
Il est question de les rassurer sur les avantages de cette décision et de les impliquer dans le projet. Ayant signé un contrat de travail avec clause de mobilité, un salarié doit déjà être préparé à tout changement d’adresse de son entreprise.
4. Établir un rétroplanning et contacter un déménageur
Tout le monde au bureau est maintenant au courant du déménagement à venir, le mieux à faire est de désigner un responsable de l’opération. Cette personne se charge de la planification de toutes les actions à effectuer pour le transfert du bureau.
Il assure le suivi de la réalisation du plan d’activité dans les meilleurs délais. À cette étape, vous pouvez déjà contacter un déménageur pour bloquer le créneau. Contactez une agence de référencement pour trouver facilement votre déménageur.
5. Préparer le nouveau bureau
Votre rétroplanning de déménagement doit figurer les travaux et les installations à faire dans le nouveau bureau. Le lieu de travail qui attend ses occupants doit être conforme aux normes de sécurité et comporter tous les affichages obligatoires y afférents. Assurez-vous également d’avoir une connexion internet adaptée à vos besoins. Préparez aussi le contrôle d’accès et les badges des employés.
6. Mettre à jour les documents professionnels
Il est question de transférer le bureau tout en assurant la continuité de toutes les activités. La mise à jour de vos documents professionnels est obligatoire et peut vous prendre 1 à 2 mois. Voici les démarches à suivre :
Déclarer le changement d’adresse au centre de formalités des entreprises (CFE) ;
Informez les prestataires, les partenaires et les clients ;
Mettre à jour les mentions légales et obligatoires sur le site internet de l’entreprise ;
Résilier les contrats d’abonnements actuels : électricité, assurance, internet et autres ;
Souscrire les contrats d’abonnement rattaché au nouveau bureau.
7. Préparer les équipements et s’installer
Un déménagement sur mesure garantira le démontage et le remontage de votre mobilier de bureau ainsi que le transfert de tous vos équipements même les plus fragiles. La prise en charge du parc informatique est également très importante à cette étape.
Avant le chargement de vos affaires dans le véhicule de déménagement, pensez à confirmer les autorisations communales pour le stationnement et le déchargement à votre arrivée. Les installations terminées, vous n’avez plus qu’à contacter vos collaborateurs. Ils doivent se sentir chez eux dans ce nouvel univers de travail.